MANAJEMEN PROYEK

Defenisi Manajemen

Manajemen merupakan proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus-menerus seiring dengan berjalannya waktu.

Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktivitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide serta pemikiran dari individu-individu yang memikul tanggung jawab manajemen. Jadi, dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya.

Selain itu, dalam pencapaian tujuan, terdapat beberapa fungsi manajerial lainnya yang diemban oleh pihak manajemen yakni sebagai inspirator, motivator, fasilitator, auditor, acsessor, executor dan lain-lain. Penekanan mana yang lebih penting dari fungsi-fungsi tersebut tergantung pada permasalahan yang dihadapi para manajer dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

Selanjutnya, apabila kedalam suatu manajemen diberikan masukan-masukan (input) secukupnya, maka diharapkan manajemen dapat menghasilkan keluaran-keluaran (output), yaitu tercapainya tujuan ataupun sasaran sebagaimana diharapkan.

1.2. Defenisi Proyek

Sebuah proyek merupakan suatu usaha/aktivitas yang kompleks, tidak rutin, dibatasi oleh waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performansi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Sebuah proyek juga dapat diartikan sebagai upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

Proyek selalu melibatkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Senantiasa dibutuhkan pemberdayaan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran, dan harapan penting tertentu. Aktivitas/kegiatan-kegiatan pada proyek merupakan sebuah mata rantai, yang dimulai sejak dituangkannya ide, direncanakan, kemudian dilaksanakan, sampai benar-benar memberikan hasil yang sesuai dengan perencanaannya semula. Akhirnya kita akan dapat melihat bahwa pelaksanaan proyek pada umumnya merupakan rangkaian mekanisme tugas dan kegiatan yang kompleks, membentuk saling ketergantungan, dan secara otomatis mengandung permasalahan tersendiri.

Proyek merupakan aktivitas yang bersifat temporer. Selalu ada pembatasan dalam pelaksanaannya dan juga skalanya tertentu pula.

Dalam kehidupan sehari-hari ada sekumpulan aktivitas yang mirip dengan proyek, tetapi diberi istilah program. Bila dibandingkan dengan proyek, program mempunyai jangka waktu yang lebih lama, lingkupnya lebih luas dan sumberdaya yang dibutuhkan juga lebih banyak. Contohnya adalah program reboisasi nasional, program imunisasi anak, program wajib belajar 9 tahun, program Inpres Desa Tertinggal (IDT), program Keluarga Berencana, dan lain sebagainya.

Untuk membedakan antara proyek dan program, maka berikut ini adalah beberapa karakteristik yang dimiliki oleh proyek, yakni:

1. Memiliki sebuah tujuan tetentu

2. Memiliki titik (saat) awal dan titik akhir tertentu

3. Melibatkan beberapa departemen dan profesi

4. Seringkali melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya

5. Spesifik dalam waktu, biaya dan syarat performansi

1.3. Manajemen Proyek

Dari sub bab 1.1 dan 1.2. telah digambarkan dengan jelas defenisi manajemen dan defenisi proyek. Sehingga akhirnya dapat ditarik benang merah diantara keduanya. Manajemen proyek dapat diartikan sebagai penataan serta pengorganisasian atas faktor-faktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan proyek.

Dengan perkataan lain, manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu pula. Manajemen proyek sangat cocok untuk suatu lingkungan bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan, dan perbaikan yang berkelanjutan.

1.4. Jenis-jenis Proyek

Terdapat berbagai jenis kegiatan proyek, yakni kegiatan-kegiatan yang terkait dengan pengkajian aspek ekonomi, masalah lingkungan, desain engineering, marketing, manufaktur,dan lain-lain.

Secara realita, kita tidak dapat membagi proyek-proyek kepada satu jenis tertentu saja, karena umumnya merupakan kombinasi dari beberapa jenis kegiatan sekaligus. Namun berdasarkan aktivitas yang paling dominan dilakukan pada sebuah proyek, maka jenis-jenis proyek dapat dikategorikan pada:

1. Proyek Engineering-konstruksi, aktivitas utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain Engneering, pengadaan dan konstruksi. Contoh : pembangunan real estate, jalan layang, bangunan pabrik, dan lain-lain.
2. Proyek Engineering Manufaktur, aktivitas proyek ini adalah untuk menghasilkan produk baru. Jadi proyek manufaktur merupakan proses untuk menghasilkan produk baru. Contoh : pembuatan boiler, kendaraan, komputer, dan lain-lain.
3. Proyek Pelayanan Manajemen, aktivitas utamanya antara lain adalah : merancang sistem informasi manajemen, merancang program efisiensi dan penghematan, diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan, memberikan bantuan emergency untuk daerah yang terkena musibah, merancang strategi untuk mengurangi kriminalitas dan penggunaan obat-obatan terlarang, dan lain lain.
4. Proyek Penelitian dan Pengembangan, aktivitas utamanya adalah melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu. Misalnya, penelitian pengaruh penggunaan metode tertentu dalam pembuatan sebuah produk, penelitian pengaruh tingkat pendidikan terhadap kesadaran berpolitik, dan lain sebagainya.
5. Proyek Kapital, biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah. Proyek kapital umumnya meliputi : pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan, manufaktur dan konstruksi pembangunan fasilitas produksi.

Berdasarkan uraian diatas, untuk satu jenis proyek yang memiliki beberapa aktivitas sekaligus maka pembagian jenisnya adalah merupakan kombinasi. Sebagai contoh adalah proyek pembuatan sumur minyak dan gas, dari segi pembangunannya, dapat digolongkan sebagai proyek Engineering-konstruksi tetapi dari seluruh tahapan dan biaya yang dibutuhkan pada pelaksanaannya dapat di kategorikan pada Proyek Kapital.

1.5. Pentingnya Manajemen Proyek

Manajemen proyek kini merupakan sebuah manajemen yang dibutuhkan secara khusus. Masa mendatang menjanjikan satu peningkatan peran manajemen proyek dalam mendukung organisasi-organisasi kearah strategis. Ada beberapa alasan yang menguatkan pentingnya Manajemen Proyek yakni:

1. Kompresi Daur Hidup Produk

Manajemen proyek semakin penting karena daur hidup produk semakin pendek. Sebagai contoh, pada masa dahulu, siklus kehidupan sebuah produk bisa mencapai 10 hingga 15 tahun. Namun saat ini industri berteknologi tinggi memiliki siklus daur hidup rata-rata 1,5 sampai 3 tahun. Siklus yang semakin pendek ini akan memaksa produsen untuk secepat mungkin memasarkan produk mereka.

Oleh karenanya, kecepatan menghasilkan produk merupakan sebuah keuntungan kompetitif, sehingga banyak organisasi yang menghandalkan fungsi silang dari tim-tim proyek untuk mendapatkan produk dan jasa baru dengan secepat mungkin.

2. Kompetisi Global

Saat ini, permintaan pasar tidak hanya pada produk dan jasa yang murah tetapi juga pada produk dan jasa yang terbaik. Inilah yang mengakibatkan timbulnya sertiifikasi ISO yang merupakan suatu persyaratan dalam menjalankan bisnis. ISO merupakan standard internasional untuk manajemen mutu dan jaminan mutu. Standard-standar ini mencakup perancangan, pembelian, jaminan mutu, dan proses pengiriman mulai dari perbankan sampai manufaktur. Manajemen mutu sangat berkaitan dengan manajemen proyek. Kebanyakan, awal dari teknik manajemen proyek berada pada ruang lingkup manajemen mutu.

Meningkatnya tekanan untuk mengurangi biaya-biaya akan menyebabkan operasi pabrik di negara maju akan berpindah ke negara berkembang. Proyek-proyek ini sangat penting, akan tetapi perpindahan ini akan mengakibatkan ketatnya penjadwalan dan anggaran dana agar lebih tepat waktu, efisien, dan mudah dalam penyelesaiannya.

3. Perkembangan Pengetahuan yang Pesat

Perkembangan yang pesat dalam pengetahuan, telah meningkatkan kompleksitas proyek. Sebagai contoh, pembangunan jalan pada masa dahulu merupakan sebuah proses yang sederhana. Saat ini, terjadi peningkatan kompleksitas terutama untuk jalan layang, maupun jalan antar propinsi. Hal ini berpengaruh terhadap spesifikasi, penggunaan bahan, peraturan, nilai estetika, peralatan dan lain sebagainya, yang akhirnya semakin kompleks juga. Hal yang sama, juga terlihat pada dunia digital saat ini, hampir tidak ada peralatan elektronik yang tidak memiliki mikrochip di dalamnya. Kompleksitas produk ini telah meningkatkan kebutuhan terhadap integrasi teknologi. Hal ini membuat kebutuhan terhadap manajemen proyek meningkat dan menjadi sangat penting.

4. Perampingan Badan Usaha

Pada dekade terakhir dapat dilihat aksi-aksi restrukturisasi pada perusahaan. Perampingan berbasis kompetensi-kompetensi inti menjadi penting untuk keberlangsungan suatu badan usaha. Perampingan badan usaha juga berpengaruh pada cara organisasi dalam menangani proyek-proyek. Perusahaan outsource merupakan bagian penting dari pelaksanaan proyek, sehingga manajer proyek tidak hanya menangani personil-personil yang ada pada perusahaan mereka, tetapi juga harus mampu bersinergi dengan pihak lain.

5. Fokus pada Pelanggan

Peningkatan kompetensi harus difokuskan pada kepuasan pelanggan. Pelanggan tidak lagi menginginkan produk dan jasa-jasa yang umum. Mereka menginginkan produk dan jasa yang dapat benar-benar memenuhi kebutuhan mereka. Persyaratan ini sangat membutuhkan hubungan kerja sama yang lebih dekat antara produsen dan konsumen. Eksekutif-eksekutif keuangan dan sales representative dapat berperan sebagai pimpinan proyek ketika fokus proyek adalah pada pemenuhan kebutuhan dan permintaan dari pelanggan.

Sebuah organisasi professional untuk para ahli manajemen proyek didirikan dengan nama Project Manajement Institute (PMI). Organisasi ini memiliki anggota lebih dari 240.000 orang dari 160 negara, yang mempraktekkan manajemen proyek di berbagai area industri meliputi otomotif, konstruksi, jasa financial, teknologi informasi dan telekomunikasi, dan lain-lain.